在发票报销后,这些资料就在财务部保管了,现在出示的发票并不是当时提供的票据,因为这些发票并没有当事人的签字证明是当事人所提供的发票的证据——按照证据链来讲,这中间确实缺少一环。

今后发票背面要签字!做会计工作的要小心避免当背锅侠!

小编还记得之前有朋友向我吐槽,会计太死板,原因正是和发票背面签字有关。

我们一起来看看这位朋友报销费用的辛酸历程:
1.她拿着电子审批流程、纸质发票去找财务报销,财务告诉她有一张需要有领导人签字;
2.她带着领导人签字的发票,来到财务部,却被告知“签字不管用”,需要让领导签“同意报销”字样;
3.拿着签了字“同意报销”的发票来到财务室,财务人员看了之后,说“你这签名没签到发票上,签到白纸上不算的”;
4.小姐姐拿着在背面有领导签名的发票,来到了财务室,终于完成了报销。
看到这样的过程,很多人不理解,为啥报销要这么严苛?

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一、发票背面要签字,加票要当心

我们要先看个“发票不签名”的真实案例。
某机构在税务检查时,发现了很多张内容写着“办公用品”,金额多是“9900元”“9600元”的发票。
并且还发现了两张发票流水号与开票日期颠倒的异常情况,被怀疑是假发票,申请税务机关鉴定,被证实是假的。
在法庭上,当事人律师提出:这些发票是假的没错,但这些假发票并不是当初他的当事人报销的那些发票!
在发票报销后,这些资料就在财务部保管了,现在出示的发票并不是当时提供的票据,因为这些发票并没有当事人的签字证明是当事人所提供的发票的证据——按照证据链来讲,这中间确实缺少一环。
我们在该案以证据不足为由,判决当事人无罪。
从这个例子,我们能看到要求在发票背面签字是很有必要的,这与假发票较易取得、屡禁不止也有关系。
我们财务人员,尤其是财务部负责人,在制定制度时,要加上一条:所有报销票据都要求经手人签字并注明日期,并严格执行。

二、如何识别假发票,收到后咋处理

1、识别虚假发票的方法有哪些
(1)审核票面:
发票都会有自身的防伪系统,可以利用辨别假钞的方式观察其水印。另外还有查看税号、代码、单位等细节。
(2)查看印章:
一般来说,开具虚假发票的单位为了降低风险,减轻责任,会将印章加盖得较为模糊。所以印章不清晰,财务人员就需要小心了。
直接查询:
根据发票名称、发票代码和发票号码,登录当地税务局官网进行查询。只要是真的发票,都可以在网上查询到。如果还不放心,可以携带相关材料前往税务机关查询。
2、检查出来是假发票怎么办
如果财务人员发现自己收到的发票为假票,应该及时采取措施进行补救。
立即告诉领导,并通知报销者或开票方再次开具合规的发票。
如果对方不同意,那么在征得领导同意后,向当地税务局举报。
财务人员如果无所作为,当税务局查到发票为虚假发票时,非恶意收取虚假发票的公司需要补税。
而财务人员则需要承担连带的过失责任,并进行相应赔偿。

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三、企业内部管理漏洞,不止这一个 

常见的企业内部管控漏洞,还有很多,比如下面的情况。
费用报销能不能只用一张发票?有人就说了,“怎么不能,我们一直就这么干的!”
先看一个案例,再说:
税核要点:
企业所得税核实情况:税前列支不符合税收规定的费用未按规定进行纳税调整。
经查明,你单位在2016年3月17日记31号凭证中列支会务费140,000.00元,并签订《会务费协议》。
《会务费协议》中甲方为该企业,乙方为广州xx酒店有限公司,但《会务费协议》中第四条注明:“...由乙方一次性将款项支付给甲方...”,第五条注明:“...甲方只提供会务服务。”。
财务负责人已确认该笔费用为虚假的协议,税收违法证据已经复印并经财务负责人签字确认,因此认定该《会务费协议》为虚假的协议,该笔费用不符合税法真实性的规定。
根据《中华人民共和国企业所得税法》第八条和《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第二十七条的规定,本次检查调增应纳税所得额158,401.89(18,401.89+140,000.00)元,大家去看看自己公司有没有类似的情况。
光靠一张发票并不足以支撑业务是真实合理的,如果光靠一张发票入账无论是在企业内部控制管理还是税务管理上都存在漏洞和风险。

四、业务的相关凭证有哪些

问、费用报销不能只附一张发票!那应该附上什么?
答:符合规定的发票和其他资料都是证明业务真实合理的有用凭证,也是不可或缺的。

五、企业费用报销的几个要点

1、票据与实际业务吻合

这是费用报销中基本的常识,比如:小伙伴们去采购一批物料,按理应该取得商品购销发票,要到了,财务报销时使用的是接受服务的发票,这样牛头不对马嘴,自然不允许报销。

有的小供应商没有发票怎么办?税务局不会认的,所以记得提醒小伙伴买东西前记得问有没有发票,没发票就换一家吧。

2、附件能有力支撑费用发生的真实性

附件与报销单之间应具有较强的逻辑性和关联性,比如:报销物料采购款,后面的送货单仅写了物料一批和总金额,没有写明物料的用途,送货人和收货人也无签字。
财务人员在审核报销单时根据这些现有的单据并不能判断这笔采购业务是否真实发生、有无存在舞弊的风险。

3、取得的发票类别符合税法要求

在这里给大家总结一下:水电费、各类外包服务费、印刷费、办公费、物料采购费用等可以使用专票报销;
但吃饭的发票、会所、KTV、酒吧、业务招待馈赠礼品、为员工福利发生的发票等使用普票报销即可。

4、涉及专票报销尽可能价税分离填写

提醒小伙伴,报销过程中涉及到专票报销的,在填写报销单时将专票上的不含税价和税额分成两行填写,这样方便财务后期的账务处理。

5、附件中文件表达符合内部管理流程

这点要求至关重要,一定要告诉小伙伴们,很多费用的报销会牵扯到公司内部几个部门的相关意见,报销事项在发生前应取得这些内部通过的审批意见。

例如:某项目发生土建改造,施工前肯定会对这个工程进行评估,评估通过才能进行施工及后期的费用报销。
那么在报销时就需要附上该方案评估通过的文件,这样财务人员审核时才能看到该工程的评估是符合公司内部管理要求的,就可以放心的审核通过了。

当然,这点要求是基于公司内部管控延伸出来的,不同公司要求的标准会不一样,一般来说越是管理规范的公司,在这方面的要求会越严苛。

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